Cómo automatizar la gestión de gastos y tickets

Final de mes y, de nuevo, el ritual: tu equipo rebusca tickets arrugados en la cartera, intenta acordarse de aquella comida con un cliente y monta un Excel a contrarreloj. Tú revisas, persigues los que faltan y rezas para que cuadre. La gestión de gastos manual es un agujero de tiempo y de dinero que pasa desapercibido.

Y no es solo el tiempo. Los tickets que se pierden son IVA que no deduces y gastos que no controlas. Multiplica eso por todo tu equipo y por doce meses, y verás que ese pequeño caos cuesta más de lo que parece.

Captura el gasto en el momento

La clave es digitalizar el ticket justo cuando ocurre. Con una foto desde el móvil, el sistema lee el importe, la fecha y el comercio, y lo clasifica solo.

• El empleado fotografía el ticket y se acabó el papel.
• El software extrae los datos automáticamente.
• El gasto se categoriza según tus reglas.
• Se queda listo para aprobación y contabilización.

Aprobaciones y control sin fricción

Tú defines quién aprueba qué y a partir de qué importe. Los gastos pequeños pueden ir directos; los grandes pasan por tu visto bueno. Todo queda registrado, con su justificante adjunto, sin perseguir a nadie por los pasillos.

Esto te da algo muy valioso: saber en tiempo real cuánto está gastando tu equipo y en qué. Adiós a las sorpresas de fin de mes.

Conectado con tu contabilidad

Lo mejor llega al final: esos gastos ya digitalizados pueden volcarse directamente a tu software contable o enviarse a tu gestoría sin retecleos. En Plaka Studio conectamos la captura de tickets con tus herramientas para que el dato fluya de la cartera del empleado a la contabilidad sin paradas intermedias.